Die Wellensittiche von Sonja zetern im Hintergrund. Christopher zupft sich noch den Hoodie zurecht. Timo hat sein Baby auf dem Schoß. Jonas krault seinen Hund. Und die kleine Tochter der Geschäftsführung plappert munter dazwischen. Es ist zehn Uhr, wir sind heute mit fast allen Kolleginnen und Kollegen im Daily, unserer täglichen kurzen Morgen-Videokonferenz, in der wir die gestrigen Ergebnisse und heutigen Aufgaben und Termine besprechen. Danach werden wir alle, jede:r für sich, an die Arbeit gehen
Arbeiten geht auch von Zuhause aus
Weil gerade eine weltweite Pandemie die Arbeitswelt fest im Griff hat, arbeitet unser Team komplett im Home Office. Die Situation ist nur ein bisschen ungewöhnlich für uns. Denn mobiles Arbeiten gehört bereits seit Jahren zum Standard der erminas GmbH dazu. Das Team ist mit Notebooks ausgestattet, alle haben die Möglichkeit zu arbeiten, ohne im Büro sein zu müssen.
“Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeit und -ort ist seit der Gründung ein elementarer Bestandteil unserer Arbeitskultur.” erläutert Hilmar Bunjes, CEO und Gründer von erminas. “Wir sind in einer Branche tätig, in der jeder einzelne Mitarbeiter sehr viel zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt. Und wir erleben, dass die Möglichkeiten, die wir den Mitarbeitern geben, positiv zurückgespielt werden.”
Neben der technischen Ausstattung, die uns vom Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, gehört dazu vor allem Eines: Das Vertrauen aller, dass es funktioniert. Besonders natürlich das Vertrauen unserer Vorgesetzten.
Vertrauen zum Team
Denn mobiles Arbeiten, das Arbeiten im Home Office, das läuft vor allem bei jenen anders, die Kinder haben. Kleine Kinder, die sie derzeit möglichst nicht in die Notbetreuung geben möchten, wenn es sich irgendwie verhindern lässt. Schulkinder, die mit den neuen Anforderungen des Distanzlernens mit Videokonferenz- und Lernprogrammen wie Jitsi, Zoom, Teams und Moodle vertraut gemacht werden müssen. Hier sind feste Arbeitszeiten Nine to Five unmöglich.
Das bedeutet: Jeder arbeitet, wann er kann. Das bedeutet auch: Die Arbeitsleistung kann, besonders zu bestimmten Zeiten, reduziert sein. “Dann ist das halt so.” Hilmar Bunjes spricht das gelassen aus.
“Wir vertrauen jedem Mitarbeiter. Ob der Mitarbeiter im Büro, zu Hause oder irgendwo anders ist, spielt dabei keine Rolle. Auch im Büro kann jemand acht Stunden anwesend sein, ohne zu arbeiten. Die Ergebnisse der Arbeit sind der entscheidende Punkt.”
Hilmar Bunjes ist bewusst, dass es in vielen Unternehmen genau an diesem Vertrauen fehlt. “Wenn das so ist, mag das Home Office ein kritischer Punkt sein, aber nicht die Ursache. Hier sollte eine Lösung mit den Mitarbeitern erarbeitet werden. Wir ermöglichen eine sehr offene Gesprächskultur. Das Thema Vertrauen war bei uns nie ein Problem.”
Es braucht gute Tools im Home Office
Slack: Schnelle Kommunikation wie im Großraumbüro
Damit wir uns nicht aus den Augen verlieren, helfen uns gängige Kommunikationstools. Das wohl wichtigste für uns ist der Instant Messaging Dienst Slack. Über Slack stehen wir während der regulären Arbeitszeiten im ständigen Kontakt zueinander. Das Slack-Fenster ist auf den Monitoren immer irgendwo in Sichtweite, damit wir sehen, was los ist. Natürlich können auch Töne auf eine neue Nachricht hinweisen. Das ist dann wie in einem Großraumbüro: Wer will kann eine Kolleg:in direkt anschreiben oder einfach in den “Raum rufen,” um alle zu erreichen.
Verschiedene Themen-Kanäle ermöglichen wiederum die Zusammenarbeit in den jeweiligen Arbeitsgruppen, so dass nicht jede:r alles lesen muss. Und natürlich gibt es bei Bedarf auch geschlossene Kanäle für die Geschäftsführung.
Slack kann mit anderen Tools von zum Beispiel Google, Microsoft oder Atlassian und mit Clouds verknüpft werden. Und es sind auch Calls und Videochats möglich.
Teams: Der virtuelle Konferenzraum
Für Video-Meetings bevorzugen wir Microsoft Teams. Das läuft mit mehreren Teilnehmenden stabiler, wir können währenddessen chatten und Präsentationen teilen, so dass auch andere die Steuerung übernehmen können. In der Teamwertung liegt Teams gleichauf mit Slack. Denn jetzt in der Lockdown-Zeit ist Teams der Kanal, in dem wir uns sehen können. Unser virtueller Konferenzraum. Aber auch unsere virtuelle Küche.
Wir treffen uns neben den Terminen auch jeden Nachmittag einfach zum “Socializing”. Da kommt rein, wer mag und einfach über irgendetwas reden möchte. Derzeit sind das nicht selten Corona-Themen. Aber auch alles, was sonst in der Kaffeeküche stattfindet: Die neuste Serie auf Netflix, der letzte Zahnarzttermin, Tipps rund um unsere Elektro-Diensträder, eben alles, was nicht mit Kunden und Projekten zu tun hat.
Auch unsere Weihnachtsfeier haben wir über Teams abgehalten. Während die Geschäftsführung die Weihnachtsansprache gehalten hat, konnten wir unsere Pakete mit Feuerzangenbowle und Lebkuchenhaus auspacken. Wir haben wie in jedem Jahr gewichtelt, und dann gemeinsam Online-Spiele gespielt. Kein Ersatz für eine Weihnachtsfeier mit allen zusammen im Lieblingslokal. Aber das Beste, was wir diesmal tun konnten.
Tipp: Für das Gefühl gemeinsam im gleichen Raum zu arbeiten, helfen Hintergründe im Firmendesign. Das schafft im Meeting eine Arbeitsatmosphäre und auch fürs Auge eine gewisse Ruhe.
Atlassian Jira: Projektmanagement für Arbeitsgruppen
Agilen Entwicklungsteams, die mit Scrum arbeiten, sind die Tools von Atlassian wohlbekannt: In Jira können Projekte angelegt werden, Aufgabenfelder werden in Epics beschrieben. Einzelne Aufgaben werden in Tickets und in Unteraufgaben zu den Tickets aufgeteilt. So können sie den Leuten zugeteilt werden, die sie dann übernehmen. Sie können geschätzt, getimed und priorisiert werden. Ist ein Ticket erledigt, wird es zum Test an den Auftraggebenden zurück gespielt. Der kann es dann schließen, wenn alles in Ordnung ist, oder zurückgegeben, wenn er Fragen beantwortet oder weitere Anforderungen hat.
Jira hilft sehr dabei, Projekte im Blick zu behalten und Aufgaben zu verteilen und abzuarbeiten. Auch unsere Kunden können in den Projekten eingebunden werden, sehen, wie sich alles entwickelt und kommentieren. So ersparen wir uns ellenlange E-Mails mit etlichen Leuten im cc
Deshalb ist Jira nicht nur für Softwareentwicklungsteams geeignet: Jedem Unternehmen kann diese Art von Projektmanagement helfen, auch mit Mitarbeitern im Home Office effizient und zielorientiert zu arbeiten.
Mehr Werkzeuge
Von den Tools von Atlassian nutzen wir außerdem Confluence als Unternehmens-Wiki. Das Tool Moco hilft Arbeitszeiten und Projekte im Blick zu behalten, und Retrium setzen wir für eine regelmäßige Team-Retrospektive ein. Dabei wird vor allem das Wohlbefinden und die Zufriedenheit des Teams im Auge behalten.
Zufriedenheit des Teams - auch im Home Office
CTO Dr. Yvette Teiken ist echter Kontakt zum Team angenehmer als das andauernde Home Office. “Aber was muss, das muss!”
Hilmar Bunjes und erminas Co-Gründerin Dr. Yvette Teiken ist es wichtig, dass es allen gut geht und niemand durch Aufmerksamkeitsmaschen rutscht. “Wenn es dem Team schlecht geht, kann es uns als Geschäftsführung nicht gut gehen.” erzählt Yvette Teiken. “So gesehen ist es also purer Egoismus, wenn wir uns um die Befindlichkeiten unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kümmern.” fügt sie mit einem Augenzwinkern hinzu.
Die Hierarchien sind flach bei erminas, der Ton ist immer freundschaftlich und gelassen. Auch das trägt zum Gefühl der gemeinsamen Verantwortung im Team bei.
Vielleicht ist das der relevante Unterschied zu vielen anderen Unternehmen, in denen auch jetzt im Corona-Lockdown kein Home Office möglich gemacht wird. Nicht nur DIE ZEIT ist bei ihren Recherchen auf irritierende Aussagen gestoßen. Auch aus unserem beruflichen und privaten Umfeld hören wir bei Angestellten oft Resignation und Ärger heraus, wenn wir nach den Gründen fragen, die Arbeitgeber bei der Ablehnung des Wunsches nach Distanzarbeitsmöglichkeiten anführen.
Gibt es wirklich gute Gründe gegen das Home Office?
Bei einer großen Krankenversicherung, die für die digitale Krankenakte und mit besonders sicheren Apps um Kunden wirbt, werden bei den Mitarbeitenden Datenschutzgründe genannt.
Ein Kosmetikhersteller sagt seinen Angestellten ganz klar: “Wir trauen Euch nicht. Das letzte mal haben einige das Home Office ausgenutzt und sind einfach einkaufen gegangen, waren nicht mehr erreichbar!” Flexible Arbeitszeiten? Ausgeschlossen.
Bei einer anderen Versicherung wird die analoge Post zwar schon mithilfe von IBM Watson digitalisiert und sortiert. Ins Büro muss der eine oder andere Mitarbeiter dennoch, zumindest einmal in der Woche: “Für Rechnungen, die das Unternehmen bezahlen muss, fehlen oft digitale Prozesse. Da setzten leider sehr viele Unternehmen auf eine Unterschrift als Zahlungsanweisung.”
“Natürlich muss man erstmal schauen, ob der jeweilige Arbeitsplatz sich überhaupt sinnvoll ins Home Office verlegen lässt.” räumt ein IT-Dienstleister ein, der Firmennetzwerke betreut. “Doch in den meisten Fällen, in denen Home Office möglich wäre, bisher aber schlecht bis gar nicht umgesetzt wird, liegt es nach meiner Erfahrung an verpassten und nicht umgesetzten Möglichkeiten in der IT. Und das betrifft praktisch alle Bereiche vom 16-MBit-Internetzugang des Arbeitgebers, der im Upstream gar nicht fähig ist, mehrere externe Mitarbeiter zu bedienen, über generell veraltete IT-Infrastruktur, nicht-internet-fähige Unternehmenssoftware und vor allem am Investitionsunwillen.”
Vorteile durch mobiles Arbeiten für Arbeitgeber
Bei einer großen Krankenversicherung, die für die digitale Krankenakte und mit besonders sicheren Apps um Kunden wirbt, werden bei den Mitarbeitenden Datenschutzgründe genannt.
Ein Kosmetikhersteller sagt seinen Angestellten ganz klar: “Wir trauen Euch nicht. Das letzte mal haben einige das Home Office ausgenutzt und sind einfach einkaufen gegangen, waren nicht mehr erreichbar!” Flexible Arbeitszeiten? Ausgeschlossen.
Bei einer anderen Versicherung wird die analoge Post zwar schon mithilfe von IBM Watson digitalisiert und sortiert. Ins Büro muss der eine oder andere Mitarbeiter dennoch, zumindest einmal in der Woche: “Für Rechnungen, die das Unternehmen bezahlen muss, fehlen oft digitale Prozesse. Da setzten leider sehr viele Unternehmen auf eine Unterschrift als Zahlungsanweisung.”
“Natürlich muss man erstmal schauen, ob der jeweilige Arbeitsplatz sich überhaupt sinnvoll ins Home Office verlegen lässt.” räumt ein IT-Dienstleister ein, der Firmennetzwerke betreut. “Doch in den meisten Fällen, in denen Home Office möglich wäre, bisher aber schlecht bis gar nicht umgesetzt wird, liegt es nach meiner Erfahrung an verpassten und nicht umgesetzten Möglichkeiten in der IT. Und das betrifft praktisch alle Bereiche vom 16-MBit-Internetzugang des Arbeitgebers, der im Upstream gar nicht fähig ist, mehrere externe Mitarbeiter zu bedienen, über generell veraltete IT-Infrastruktur, nicht-internet-fähige Unternehmenssoftware und vor allem am Investitionsunwillen.”
Büros schließen um ZeroCovid zu erreichen
Weil es immer noch nicht flächendeckend stabiles Internet auch auf dem Land gibt, weil es auch bei Bürojobs manchmal unumgänglich ist zumindest manchmal im Büro präsent sein zu müssen, weil der traditionelle Mittelstand manchmal noch sehr unbeweglich ist, wenn es darum geht, Dinge grundlegend zu verändern, und weil Arbeitgeber ihren Mitarbeitern nicht vertrauen, müssen in dieser gefährlichen Zeit viele Menschen jeden Tag zu ihrem Arbeitsplatz fahren. Und sie setzen sich damit der Gefahr einer Infektion aus, die sie in ihre Familien weitertragen.
Während der Einzelhandel, Gastro und Kulturbetriebe schließen müssen, wird das Virus weiter verbreitet, weil Menschen sich täglich an ihren Arbeitsplätzen mit vielen anderen Menschen treffen müssen. Das führt unweigerlich zu weiteren Verschärfungen und Verlängerungen der Eindämmungsmaßnahmen.
Wir unterstützen gern beim Aufbau der dazu benötigten Infrastruktur und beraten bei Kommunikationsprozessen, auch wenn das nicht zu unserem Kerngeschäft gehört.
Deshalb bitten wir Arbeitgeber eindringlich: Macht die Büros zu, wo es möglich ist.
„Wir haben im letzten Jahr bei vielen Unternehmen ein Umdenken und Umstrukturieren erlebt, bei denen Home Office vor einem Jahr noch undenkbar war.“ sagt Hilmar Bunjes. “Trauen Sie sich. Sie können nur gewinnen.“
