Sind wirklich alle Leasingverhältnisse Ihres Unternehmens erfasst? Neben klassischen Miet- und Leasingverträgen können sich weitere Nutzungsrechte in Verträgen verbergen, die zunächst wie gewöhnliche Dienstleistungs- oder Liefervereinbarungen aussehen.
Diese sogenannten Embedded Leases können nach IFRS 16 bilanzierungspflichtig sein. Entscheidend ist nicht die Bezeichnung des Vertrags, sondern welche Rechte tatsächlich vereinbart wurden.
Wann enthält ein Vertrag ein Leasingverhältnis?
Nach IFRS 16 kann ein Leasingverhältnis vorliegen, wenn ein Unternehmen gegen Entgelt für einen bestimmten Zeitraum die Nutzung eines identifizierten Vermögenswerts kontrolliert.
Dafür sind insbesondere zwei Aspekte zu prüfen:
Identifizierter Vermögenswert: Wird eine bestimmte Anlage, Maschine oder andere Ressource bereitgestellt? Besitzt der Anbieter ein substanzielles Austauschrecht?
Kontrolle der Nutzung: Erhält das Unternehmen im Wesentlichen den gesamten wirtschaftlichen Nutzen und bestimmt es, wie und zu welchem Zweck der Vermögenswert eingesetzt wird?
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann auch ein gewöhnlicher Servicevertrag eine Leasingkomponente enthalten.
Wo verstecken sich Embedded Leases?
Besonders häufig kommen entsprechende Fragestellungen bei Verträgen mit speziell bereitgestellten Anlagen oder Geräten auf:
IT und Rechenzentren: Dedizierte Server, Hardware oder abgegrenzte Rechenzentrumsflächen.
Logistik: Bestimmte Fahrzeuge oder exklusiv bereitgestellte Lagerbereiche.
Managed Print Services: Drucker und Multifunktionsgeräte im Rahmen umfassender Serviceverträge.
Produktion: Werkzeuge oder Maschinen, die ein Lieferant für einen Kunden einsetzt.
Gebäudemanagement: Fest zugeordnete technische Anlagen, etwa für Klima- oder Sicherheitstechnik.
Die Bereitstellung einer bestimmten Ressource allein begründet allerdings noch kein Leasingverhältnis. Ausschlaggebend ist die tatsächliche Kontrolle über deren Nutzung.
Warum ist das für die Bilanzierung wichtig?
Werden bilanzierungspflichtige Leasingverhältnisse übersehen, fehlen möglicherweise entsprechende Nutzungsrechte (Right-of-Use Assets) und Leasingverbindlichkeiten in der Bilanz.
Das kann Finanzkennzahlen beeinflussen und bei der Abschlussprüfung zu Rückfragen oder Korrekturen führen. Bei wesentlichen Fehlern kann unter Umständen auch eine Berichtigung früherer Abschlüsse erforderlich sein.
Wie lassen sich Embedded Leases erkennen?
Ein strukturierter Prüfprozess hilft, versteckte Leasingkomponenten frühzeitig zu identifizieren:
Verträge erfassen: Dienstleistungs-, Liefer- und Outsourcingverträge risikoorientiert prüfen.
Nutzungsrechte untersuchen: Identifizierte Vermögenswerte und die Kontrolle ihrer Nutzung beurteilen.
Vertragsformulierungen beachten: Begriffe wie „exklusive Nutzung“, „fest zugewiesen“ oder „Austausch nur mit Zustimmung“ können Hinweise liefern.
Vertragsbestandteile abgrenzen: Leasing- und Nichtleasingkomponenten grundsätzlich getrennt bewerten; zulässige IFRS-16-Wahlrechte berücksichtigen.
Entscheidungen dokumentieren: Festhalten, warum ein Vertrag als Leasingverhältnis eingestuft oder ausgeschlossen wurde.
Wie hilft Onederful?
Die Identifikation eines Embedded Lease erfordert zunächst eine fachliche Vertragsprüfung. Für die anschließende Bilanzierung bietet Onederful eine in Microsoft Dynamics 365 Business Central integrierte Lösung.
Die Software unterstützt unter anderem die getrennte Erfassung von Leasing- und Nichtleasingkomponenten, die Berechnung von Nutzungsrechten und Leasingverbindlichkeiten sowie die Erstellung von Buchungen und Auswertungen.
Fazit
Versteckte Leasingverhältnisse sind kein Sonderfall, den Unternehmen grundsätzlich ignorieren können. Eine regelmäßige Prüfung relevanter Verträge hilft dabei, bilanzierungspflichtige Nutzungsrechte vollständig zu erfassen und die IFRS-16-Dokumentation zu verbessern.
