Jeden Tag stapeln sich bei unserem Kunden Lieferscheine, Frachtrechnungen und Excel-Tabellen. Die Geschäftsführung erinnert sich an Zeiten, in denen Frachtkosten manuell in unterschiedliche Systeme eingetippt wurden – eine mühselige Routine voller Fehlerquellen und Verzögerungen. Ein falsch erfasstes Gewicht oder ein übersehener Posten bedeutete nicht nur verlorenes Geld, sondern auch Stress und Zeitverlust im Monatsabschluss. Doch genau an diesem Punkt setzt der digitale Wandel an: Moderne ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, kombiniert mit Daten aus IIoT (Industrial Internet of Things)-Plattformen wie erPub, versprechen Abhilfe. Sie automatisieren die Frachtkostenprozesse, machen sie effizienter und nahezu fehlerfrei.
In diesem Artikel nehmen wir Sie mit auf eine Reise durch die Digitalisierung der Frachtkosten. Wir zeigen die typischen Herausforderungen in kleinen sowie mittleren Logistikunternehmen (KMU) auf und erzählen die Geschichte unseres Kunden, einem Unternehmen, das den Schritt in die digitale Zukunft gegangen ist. Erfahren Sie, wie die Integration von Dynamics 365 Business Central (BC) mit der IIoT-Plattform erPub eine Brücke zwischen Lagerhalle und Software schlägt – und welche greifbaren Vorteile sich daraus für Entscheider und Geschäftsführung in der Logistikbranche ergeben.
Herausforderungen: Frachtkosten managen im Analogzeitalter
Frachtkosten sind in vielen Unternehmen ein undurchsichtiger Posten. Oft werden Gewichte und Maße von Sendungen manuell erfasst, Frachtraten aus PDF-Dateien übertragen und Rechnungen später händisch mit Aufträgen abgeglichen. Diese analogen Prozesse sind fehleranfällig und zeitaufwändig. Irrtümer – sei es ein Zahlendreher oder ein falscher Tarif – kosten bares Geld und summieren sich. Zudem bezahlen viele Unternehmen überhöhte Frachtkosten, weil im Tagesgeschäft der Überblick fehlt und falsche Berechnungen unentdeckt bleiben. Die Konsequenz: Gewinne schrumpfen und dem Controlling fehlt die notwendige Kostentransparenz.
Doch es geht nicht nur ums Geld. Manuelle Dateneingabe bindet personelle Ressourcen, die anderswo fehlen. Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit damit, Lieferscheine abzutippen oder Zahlen aus E-Mails zu kopieren. Vertriebs- und Logistikteams verlieren einen Großteil ihrer Zeit allein für Angebotserstellung und Dateneingabe – Zeit, die für strategische Aufgaben oder Kundenservice fehlt. Hinzu kommt die Trägheit der Prozesse: Zwischen Warenausgang und tatsächlicher Verbuchung der Frachtkosten können Tage oder Wochen liegen. In dieser Zeit können Fehler nicht proaktiv korrigiert werden, Reklamationen häufen sich und der Informationsfluss entlang der Lieferkette stockt. Ohne aktuelle Daten fehlen der Lagerlogistik Informationen zum Sendungsstand, die Geschäftsführung hat Mühe, ad-hoc Auskünfte zu Frachtspesen zu erhalten. Kurzum: Das manuelle Frachtkostenmanagement ist ein Bremsklotz – es verursacht vermeidbare Kosten, birgt Risiken und stellt einen echten Wettbewerbsnachteil dar.
Der Ausweg: Integration von ERP und IIoT als Lösung
Wie also lässt sich dieses Dilemma auflösen? Die Antwort liegt in der Vernetzung von IT und OT(Betriebstechnologie) – sprich der Koppelung moderner Unternehmenssoftware mit den Daten der physischen Welt. Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) als ERP-System bildet die geschäftlichen Prozesse von Finanzbuchhaltung bis Lagerverwaltung digital ab. Doch erst durch die Anbindung von Industrial Internet of Things (IIoT)-Daten erwacht das System so richtig zum Leben. IIoT bedeutet, Geräte und Sensoren senden automatisch Daten in Echtzeit. In der Logistik kann man IIoT für vielerlei Zwecke einsetzen – etwa um Pakete zu verfolgen oder Lagerbestände in Echtzeit zu zählen. Warum diese Daten nicht direkt in Business Central nutzen, um Prozesse zu steuern und Entscheidungen zu treffen?
Hier kommt erPub ins Spiel – eine IIoT-Plattform, die genau diese Brücke schlägt. erPub wurde entwickelt, um Operational Technology (OT) wie Maschinen, Scanner oder Sensoren mit IT-Systemen wie Business Central zu verbinden. Die Plattform sammelt dezentral Daten von der untersten Maschinenebene bis hinauf zur Software und bereitet sie auf. Und das Beste: erPub lässt sich skalierbar, sicher und flexibel in nahezu alle bestehenden Netzwerke integrieren – egal ob neue Anlagen oder vorhandene Systeme. Mit anderen Worten, erPub fungiert als Dolmetscher zwischen dem IIoT-Gerät im Lager und dem ERP in der Cloud. Gewichtssensoren an der Verladerampe, Telematik-Einheiten in LKW oder RFID-Scanner im Lager senden ihre Informationen an erPub, das die Daten bündelt und in Echtzeit an Business Central weiterreicht. Die ehemals statischen Abläufe werden dynamisch: Daten fließen automatisch, ohne dass Mitarbeitende zum Telefon greifen oder manuell Werte eintragen müssen.
Die Vorteile dieser Integration liegen auf der Hand. Automatisierung reduziert manuelle Arbeit drastisch. Es sinken nicht nur Personalkosten, die Mitarbeitenden können sich auch anderen Aufgaben widmen. Insbesondere verbessert sich die Datenqualität: Durch die direkte Weitergabe von Daten durch Waagen, Scanner und Fahrzeuge an BC entfällt die menschliche Fehlerquelle. Zudem werden die Daten zeitnah an BC weitergegeben. Frachtkosten können nun verbucht werden, während der LKW gerade vom Hof rollt, und nicht erst Tage später. Diese Schnelligkeit und Genauigkeit macht Unternehmen agiler und verschafft einen klaren Wettbewerbsvorteil.
Praxisbeispiel: Digitale Frachtkostenkontrolle durch IIoT-Integration
Unser Kunde, ein mittelständisches Speditionsunternehmen hat seine Frachtkostenprozesse erfolgreich digitalisiert – mit messbarem wirtschaftlichem Nutzen. Durch die Anbindung von GPS- und Sensordaten der LKW an Microsoft Dynamics 365 Business Central werden Transportdaten heute in Echtzeit erfasst und den jeweiligen Aufträgen automatisch zugeordnet. So lassen sich Sendungen und Frachtkosten lückenlos und tagesaktuell nachverfolgen.
Vor der Digitalisierung war der Prozess stark manuell geprägt: Versandgewichte wurden auf einer Bodenwaage ermittelt, handschriftlich auf Lieferscheinen vermerkt und anschließend in Excel übertragen. Diese Vorgehensweise führte regelmäßig zu Zahlendrehern, unvollständigen Angaben und aufwendigen Nachprüfungen in der Buchhaltung. Die Frachtrechnungen der Dienstleister trafen oft erst Wochen nach der Lieferung ein – eine zeit- und kostenintensive Herausforderung für das gesamte Unternehmen.
„Wir hatten ständig kleine Abweichungen – mal fünf Kilogramm hier, mal ein Zahlendreher dort. Über das Jahr hat uns das Tausende Euro gekostet und enorm viele Ressourcen gebunden“, erinnert sich die Geschäftsführung
Mit der Einführung des IIoT-Trackings gehört dieses Problem der Vergangenheit an: Gewichtsdaten, Standortinformationen und Liefernachweise fließen nun automatisch in Business Central ein. Dadurch werden die Frachtkosten unmittelbar berechnet, transparent dargestellt und können in Echtzeit analysiert werden. Das Ergebnis: höhere Datenqualität, weniger Verwaltungsaufwand und eine signifikante Reduzierung von Fehlbuchungen.
Unser Kunde entschied sich gemeinsam mit uns für den Umstieg auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und den parallelen Einsatz der neuen IIoT-Integrationsplattform erPub. Die Migration wurde sorgfältig vorbereitet: Zunächst wurden sämtliche Stammdaten – Kunden, Artikel und Tarife – in Business Central konsolidiert, um eine zentrale und konsistente Datenbasis zu schaffen. Anschließend folgte die Digitalisierung der physischen Prozesse.
In der Lagerhalle kamen vernetzte Industrie-Waagen zum Einsatz, und die Gabelstapler wurden mit robusten Tablets ausgestattet, über die die Fahrer Sendungen per Barcode erfassen können. Die firmeneigene LKW-Flotte erhielt IIoT-Geräte zur GPS-Ortung sowie zur Erfassung wichtiger Kenndaten wie Beladungszustand und Temperatur – besonders relevant bei temperaturempfindlichen Gütern.
All diese Geräte senden nun kontinuierlich Daten, die über erPub nahtlos in das ERP-System übertragen werden. Standardisierte Schnittstellen und APIs sorgen dafür, dass die IIoT-Datenpunkte in Echtzeit in Business Central bereitstehen und automatisch den entsprechenden Aufträgen und Sendungen zugeordnet werden.
Die Effekte zeigten sich praktisch über Nacht. Wird heute ein Auftrag kommissioniert, erfasst die Waage automatisch das Palettengewicht und überträgt es direkt an Business Central. Dort werden die Frachtkosten sofort anhand der hinterlegten Tarife berechnet. Der zuständige Disponent sieht die Sendung im Dashboard und weiß dank IIoT-Tracking jederzeit, wo sich die Ware befindet.
Steht ein LKW im Stau oder weicht eine geplante Ankunftszeit ab, schlägt das System automatisch Alarm – Proaktivität statt Reaktivität. Auch in der Buchhaltung sind die Vorteile deutlich spürbar: Frachtrechnungen externer Logistikdienstleister werden nun digital eingelesen und vom System automatisch den passenden Lieferungen zugeordnet. Business Central prüft dabei, ob die abgerechneten Gewichte und Strecken mit den IIoT-Daten übereinstimmen.
Fehlerhafte Rechnungen gehören damit der Vergangenheit an. Und falls doch einmal ein Wert nicht stimmt, gibt Business Central sofort einen Hinweis – und das Team kann direkt reagieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Frachtkosten.
Früher dauerten die Zuordnung und Kontrolle der Frachtkosten einer Woche Touren mehrere Tage am Monatsende. Heute läuft dieser Prozess weitgehend vollautomatisch im Hintergrund, während das Tagesgeschäft ungestört weiterläuft.
Auch die Mitarbeiterakzeptanz ist hoch. Was anfangs nach einem großen Umbruch klang, erwies sich in der Praxis als überraschend intuitiv. Die Fahrer sind begeistert, weil sie keine Formulare mehr ausfüllen müssen – sie scannen den Auftrag, und alles Weitere läuft automatisch im Hintergrund.
Auch in der Verwaltung kommt die Lösung gut an: Dank der Transparenz können Mitarbeitende jederzeit im System nachvollziehen, welche Frachtkosten welchem Auftrag zugeordnet sind.
Dieses Beispiel zeigt eindrucksvoll, wie konkrete Digitalisierung aussehen kann, wenn die richtigen Werkzeuge intelligent miteinander verknüpft werden.
Handfeste Vorteile: Automatisierung und Fehlervermeidung bei Frachtkosten
Die Geschichte unseres Kunden ist kein Einzelfall. Immer mehr mittelständische Unternehmen erkennen die Vorteile der Automatisierung in der Logistik – gerade bei so kostenintensiven Prozessen wie dem Frachtkostenmanagement. Doch welche Business-Vorteile sind das genau? Hier eine Übersicht der wichtigsten Pluspunkte, die eine Integration von Business Central mit IIoT-Daten (über erPub) bietet:
Weniger manuelle Arbeit, mehr Effizienz: Routineaufgaben werden digital abgewickelt, sodass Mitarbeiter wieder Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten haben. Prozesse, die früher Stunden oder Tage dauerten (z. B. Preise kalkulieren, Daten übertragen), laufen nun in Minuten oder Sekunden ab. Logistikteams können sich auf Ausnahmen und Planung konzentrieren, statt Daten manuell einzugeben.
Fehlerreduktion und Kostenersparnis: Automatisierte Abläufe vermeiden Eingabefehler nahezu vollständig. Die Qualität der Daten steigt, was direkte finanzielle Effekte hat – Überzahlungen und Fehlberechnungen werden vermieden. Ihr Unternehmen zahlt nur noch, was tatsächlich anfällt, und erzielt so eine bessere Marge.
Echtzeit-Transparenz: Alle relevanten Informationen stehen sofort und zentral zur Verfügung. Fragen wie „Ist Lieferung X schon zugestellt und was hat sie an Fracht gekostet?“ lassen sich mit wenigen Klicks beantworten. Management und Disposition treffen Entscheidungen auf Basis aktueller verlässlicher Daten, statt analoger Listen.
Proaktives Handeln durch Live-Daten: Dank IIoT wissen Sie jederzeit, wo Ihre Sendungen sind und in welchem Zustand sie sich befinden. Unregelmäßigkeiten – etwa Verzögerungen oder Abweichungen im Gewicht – erkennt das System automatisch. Sie können Kunden informieren oder eingreifen, bevor ein Problem entsteht. Das stärkt Vertrauen und Kundenbindung.
Integrierte Plattform & Skalierbarkeit: Die Kombination aus Business Central und erPub fügt sich nahtlos in bestehende IT-Landschaften ein. Beide Systeme sind skalierbar – neue Lagerstandorte, zusätzliche Sensoren oder geänderte Tarife lassen sich flexibel integrieren. Das Ergebnis ist eine zukunftssichere Infrastruktur, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst.
Konkrete Umsetzung: Dynamics 365 Business Central trifft erPub
Nach all den Vorteilen stellt sich die entscheidende Frage: Wie aufwendig ist die Umsetzung in der Praxis?
Die gute Nachricht: Mit erfahrenen Partnern und modernen Tools lässt sich eine integrierte Lösung schnell und effizient einführen – oft deutlich schneller, als viele erwarten.
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine cloudbasierte ERP-Plattform, die speziell auf die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist. Sie bietet umfangreiche Konfigurationsmöglichkeiten – etwa, um Frachtkosten als eigene Kostenkategorie zu führen, Frachttarife zu hinterlegen oder automatisierte Workflows für die Rechnungskontrolle einzurichten.
Viele Funktionen stehen bereits out of the box zur Verfügung, beispielsweise das Erfassen von Einkaufs- und Verkaufskosten oder die Verteilung von Zuschlägen auf Positionen. Im Standard von Business Central ist zudem vorgesehen, Frachtkosten bereits bei der Auftragserfassung zu kalkulieren und später den tatsächlichen Rechnungen zuzuordnen – eine solide Basis, auf der sich weitere Automatisierungen aufbauen lassen.
Die Einbindung von erPub als IIoT-Connector erfordert eine sorgfältige Planung. Gemeinsam mit erminas als Implementierungspartner werden zunächst die konkreten Use Cases definiert: Welche Datenpunkte sollen integriert werden?
Bei unserem Kunden waren es beispielsweise Palettengewichte, Fahrzeugstandorte und Temperaturdaten. Andere Unternehmen könnten etwa Füllstände von Containern, Betriebsstunden von Maschinen oder Zugangskontrollen an Laderampen einbinden – erPub ist hier äußerst flexibel. Nach der Konzeptphase folgt die technische Umsetzung: Die benötigte Hardware – Sensoren, Tracker, Scanner und ähnliche Geräte – wird installiert oder über vorhandene Schnittstellen eingebunden. erPub selbst läuft als Docker-Container auf einem Edge-Gerät oder Server vor Ort beziehungsweise in der Cloud und kommuniziert direkt mit Business Central. Über sichere APIs werden die Daten in Echtzeit an das ERP-System übertragen. Ein zentraler Punkt dabei: Die Datenhoheit bleibt vollständig beim Unternehmen. erPub fungiert als Datenvermittler, nicht als externer Cloud-Dienst, der sensible Logistikdaten speichert.Auch die Integration in bestehende Systeme ist Teil des Konzepts: erPub lässt sich nahtlos in vorhandene Netzwerke einbinden, sodass keine Anlagen ersetzt und keine langen Stillstandszeiten in Kauf genommen werden müssen.
Nach der technischen Einrichtung folgt die Testphase: Probe-Lieferungen werden simuliert, Sensoren gezielt ausgelöst und die Ergebnisse in Business Central überprüft. Dabei sollten Key-User aus den Fachabteilungen frühzeitig eingebunden werden, um sicherzustellen, dass die Lösung praxisnah funktioniert und den realen Anforderungen entspricht. Gezielte Schulungen stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden den neuen Prozess verstehen. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche von Business Central fällt die Einarbeitung leicht – mögliche Berührungsängste verfliegen schnell.
Ein Aspekt, der häufig unterschätzt wird, ist die Datenbereinigung im Vorfeld. Sie sorgt dafür, dass alle Stammdaten korrekt und aktuell sind – etwa die Maße aller Artikel sowie die Zuordnung von Lieferanten und Spediteuren. Je sauberer diese Datengrundlage ist, desto reibungsloser funktioniert später die automatische Verbuchung und Zuordnung der Frachtkosten.
Ist das System erst einmal live, zeigt sich unmittelbar ein Mehrwert. Wichtig ist, die Digitalisierung nicht als einmaliges Projekt, sondern als kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu verstehen. Sowohl Business Central als auch erPub bieten regelmäßige Updates und vielfältige Erweiterungsmöglichkeiten.
Zukünftig lassen sich beispielsweise weitere IIoT-Datenquellen integrieren – etwa Telemetrie aus Produktionsmaschinen oder KI-gestützte Routenoptimierungen. Die Plattform ist dafür bereits vorbereitet. Durch die enge Verzahnung mit Microsoft Azure und anderen Cloud-Diensten können sogar Predictive-Analytics-Szenarien realisiert werden, die heute noch visionär erscheinen.
Doch schon in ihrer Grundfunktion bietet die Lösung enormes Potenzial für Automatisierung, Transparenz und Fehlervermeidung. Unternehmen können den Umfang individuell skalieren – von der Anbindung einer einzelnen digitalen Waage bis hin zu einer umfassenden Logistik-4.0-Infrastruktur.
Fazit: Digital jetzt – der Wettbewerb schläft nicht
Die Integration von Microsoft Dynamics 365 Business Central mit IIoT-Daten über erPub zeigt eindrucksvoll, wie Logistik und Frachtkostenmanagement im digitalen Zeitalter neu gedacht werden können. Automatisierung und Vernetzung verwandeln ehemals langsame, fehleranfällige Abläufe in schlanke, hochtransparente Prozesse.
Unternehmen – wie die Spedition unseres Kunden – profitieren bereits heute von Zeitgewinnen, Kosteneinsparungen und einer bisher unerreichten Transparenz. Sie können präziser kalkulieren, schneller fakturieren und proaktiv auf Ereignisse reagieren.
Kurz gesagt: Sie gewinnen die Kontrolle über einen Bereich, der früher für Unvorhersehbarkeiten berüchtigt war.
Für Entscheiderinnen in mittelständischen Unternehmen eröffnet sich hier eine große Chance. Wer jetzt auf digitale Frachtkostenprozesse setzt, verschafft seinem Unternehmen einen entscheidenden Vorsprung. Die Technologien – von ERP-Systemen bis hin zu IIoT-Plattformen – sind heute ausgereift und bewährt.
Die Risiken und Einstiegshürden sind überschaubar, der Return on Investment hingegen klar messbar: schnellere Abläufe, weniger Fehler, zufriedenere Kund:innen und Mitarbeitende. Und nicht zuletzt die Gewissheit, im Wettbewerb nicht abgehängt zu werden – denn Unternehmen, die an manuellen Prozessen festhalten, geraten langfristig ins Hintertreffen gegenüber agileren Mitbewerbern.
Der Erfolgsfaktor der Zukunft heißt Daten – ihre Verfügbarkeit in Echtzeit und ihre intelligente Nutzung. Die Verbindung von Microsoft Dynamics 365 Business Central, erPub und IIoT-Technologie schafft genau dafür die Grundlage. So bleiben Entscheider:innen und Geschäftsführer:innen auf Augenhöhe mit der digitalen Entwicklung – ohne selbst IT-Spezialist:in sein zu müssen.
Jetzt ist die Zeit, die Weichen zu stellen.
Machen Sie Schluss mit Papierchaos und Unsicherheit – und führen Sie Ihr Unternehmen mit automatisierten, integrierten Frachtkostenprozessen in eine effizientere und fehlerfreie Zukunft der Logistik.
